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Un an après la création du cabinet OZEON, l’équipe souhaite aller plus loin dans l’accompagnement de ses clients en proposant une mission d’optimisation des process de l’entreprise.
L’audit organisationnel est un ensemble de méthodes d’analyse portant sur l’organisation interne d’une entreprise. L’auditeur attache une importance singulière aux interactions humaines et au mode de transmission des informations au sein de l’organisation. Pourquoi mettre en place un audit dans votre entreprise ? Afin d’analyser les forces et les faiblesses de votre organisation administrative et d’en améliorer son fonctionnement. Nous vous présentons la méthode en 3 étapes.
- OBSERVER le fonctionnement
Cette première étape de l’audit consiste à matérialiser le fonctionnement administratif de l’entité. Réaliser des entretiens ciblés et construire avec le client une cartographie de son système d’information sont autant d’outils à notre disposition pour y parvenir. A tire d’exemple, la modélisation des flux provenant des logiciels d’exploitation (achats, ventes, banques, paies) vers le logiciel de production comptable est souvent source d’optimisation. « La remise à plat de l’organisation administrative est appréciée par le client, qui partage notre intérêt à gagner en productivité » affirme Nicolas MAHIEU, co-fondateur du cabinet.
- ANALYSER les sources d’amélioration
Le but de cette étape est de déceler les processus chronophages, risqués et à faible valeur ajoutée. « À la suite de la réalisation de cette cartographie, nous nous sommes aperçus que le cycle de paie était chronophage et source d’erreur. En effet, notre client adressait les éléments des variables de paie via un fichier Excel complété manuellement » explique Florence BOURGUEIL, responsable de portefeuille.
- PROPOSER un plan d’actions et d’accompagnement
Notre équipe propose des solutions qu’elle maîtrise, ou les services d’un prestataire spécialiste. Elle assure également le suivi du plan d’actions. Dans le cas précédent, nous avons mis en place un SIRH (système d’information ressources humaines) dans le but de remplacer le suivi des temps par une application collaborative. La nouvelle solution étant connectée au logiciel de paie cela fluidifie les échanges vers le cabinet.
« Nous intervenons avec des prestataires spécialistes de leur domaine […]. Il arrive également que l’optimisation des process nous permette de se conformer aux exigences du RGPD » conclut Melvin DIJON, co-fondateur du cabinet.
Cette approche organisationnelle trouve également son sens à l’aube de la généralisation de la facture électronique, sujet de transformation majeur pour les chefs d’entreprises.
